Regulamin Systemu Poleceń /
Referral Bonus System Regulations

§ 1. Definicje

Ilekroć w Regulaminie użyte zostają poniższe słowa pisane z dużej litery, rozumie się przez nie:

Organizator - ITMAGINATION sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, ul. Prosta 32, 00-838 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000315903, NIP 5272587128, REGON 141608169, o kapitale zakładowym 2 000 000 zł;

System Poleceń – określony Regulaminem sposób kierowania Poleceń, który uprawnia Polecającego do otrzymania Nagrody;

Klient – podmiot, niezależnie od jego formy prawnej, na którego rzecz Organizator świadczy lub świadczył dowolne usługi na jakiejkolwiek podstawie prawnej lub który faktycznie korzysta lub korzystał z usług Organizatora;

Polecenie – przesłanie przez Polecanego do Organizatora swoich danych oraz dokumentów wymaganych w formularzu aplikacyjnym, dostępnym pod unikalnym linkiem przesłanym Polecanemu przez Polecającego, dotyczącym oferty na stanowisko, w ramach którego mają być świadczone płatne usługi na rzecz Klienta;

Polecający – osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, będąca rezydentem podatkowym Polski i nie mającą obowiązku otrzymania zezwolenia na pracę w Polsce, niewykluczona z Systemu Poleceń na mocy § 2 ust. 4 Regulaminu, która rekomenduje Polecanego;

Polecany – osoba fizyczna, rekomendowana Organizatorowi zgodnie z Regulaminem przez Polecającego na stanowisko, w ramach którego mają być świadczone płatne usługi na rzecz Klienta;

Nagroda - świadczenie pieniężne dla Polecającego w wysokości określonej w § 5 ust. 2 płatne na zasadach i po spełnieniu warunków wskazanych w Regulaminie; Nagroda nie jest należna w przypadkach wskazanych w § 2 ust. 4, w § 5 oraz § 6 ust. 3 poniżej;

Regulamin – niniejszy Regulamin Systemu Poleceń;

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia
2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

§ 2. Postanowienia ogólne

Regulamin w niniejszej wersji obowiązuje od 11 lipca 2022 roku.

Udział w Systemie Poleceń jest dobrowolny i bezpłatny. Przesłanie Polecenia jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu przez Polecającego i potwierdzeniem zapoznania się z jego treścią.

W Systemu Poleceń biorą udział tylko Polecenia dotyczące ofert na stanowiska, w ramach których mają być świadczone płatne usługi na rzecz Klienta.

Osobom uczestniczącym w procesie rekrutacji pracownika lub współpracownika (w szczególności członkom personelu Organizatora pracującym bądź współpracującym w ramach Działu Rekrutacji), jak również osobom bezpośrednio zarządzającym lub nadzorującym pracę pracownika lub współpracownika lub mającym wpływ na proces rekrutacji (w szczególności członkom personelu Organizatora pracującym bądź współpracującym w roli Division Director, Team Manager, Delivery Center Manager, Delivery Coordinator, Business Development Manager, Account Manager) nie przysługują uprawnienia wynikające z Regulaminu.

Niedozwolone jest zawieranie jakichkolwiek umów, porozumień lub uzgodnień pomiędzy osobami uczestniczącymi w procesie rekrutacji pracownika lub współpracownika, a Polecającymi oraz pomiędzy osobami bezpośrednio zarządzającymi lub nadzorującymi pracę pracownika lub współpracownika, a Polecającymi, które miałyby na celu wpływ na spełnienie lub niespełnienie warunków dla uzyskania Nagrody (§ 5 Regulaminu). W przypadku stwierdzenia zawarcia takiej umowy, uzgodnienia lub porozumienia Organizator może odmówić przyznania lub wydania Nagrody.

Organizator oświadcza, że System Poleceń nie jest grą losową, loterią fantową, zakładem wzajemnym, grą, której wynik zależy od przypadku, ani żadną inną formą przewidzianą w ustawie z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r. poz. 2094 ze zm.).

§ 3. Wymagania techniczne

1. W celu korzystania z Systemu Poleceń Polecający i Polecany powinni dysponować:

a. połączeniem z siecią Internet;

b. dowolną przeglądarką internetową, zaktualizowaną do najnowszej wersji;

c. adresem elektronicznym, którym można samodzielnie dysponować w zakresie niezbędnym do realizacji postanowień Regulaminu.

§ 4. Zasady kierowania Poleceń

Aby wziąć udział w Systemie Poleceń należy wygenerować unikalny link odsyłający do procesu rekrutacyjnego u Organizatora. Link zostaje wygenerowany po uzupełnieniu przez Polecającego formularza polecenia oraz po kliknięciu „generate link”. Formularz polecenia znajduje się na stronie internetowej Organizatora przy procesie rekrutacyjnym, w zakładce „Kariera” oraz pod linkiem: www.itmagination.com /recommend-a-friend. Unikalny link odsyła do podstrony internetowej Organizatora z procesem rekrutacyjnym, a Polecający, który go wygenerował może skopiować link i przesłać go albo udostępnić Polecanemu, który za jego pomocą będzie mógł zaaplikować na stanowisko w ramach procesu rekrutacyjnego prowadzonego przez Organizatora, co będzie równoznaczne z Poleceniem.

Każdy członek personelu Organizatora po zalogowaniu się na swoje konto w aplikacji Employee Dashboard w wigdecie „Candidate Referral Link” ma możliwość wygenerowania unikalnego linku dla aktualnego procesu rekrutacyjnego prowadzonego przez Organizatora. Link zostaje wygenerowany po wyszukaniu stanowiska i wybraniu z listy aktualnego procesu rekrutacyjnego, w ramach którego członek personelu Organizatora chce dokonać polecenia, oraz po kliknięciu „generate link”. Link ten odsyła do podstrony internetowej Organizatora, a Członek Personelu, który go wygenerował może skopiować link i przesłać albo udostępnić osobie Polecanej, która za jego pomocą będzie mogła zaaplikować na stanowisko w ramach aktualnego procesu rekrutacyjnego prowadzonego przez Organizatora, co będzie równoznaczne z Poleceniem.

Tylko aplikacja złożona przez Polecanego bezpośrednio za pośrednictwem unikalnego linku, o którym mowa w § 4 ust. 1-2 i zgodnie z zasadami Regulaminu będzie traktowana jako złożona w ramach Systemu Poleceń i przypisana Polecającemu.

Aby doszło do Polecenia osoba Polecana samodzielnie aplikuje na stanowisko w ramach procesu rekrutacyjnego, uzupełnia swoje dane osobowe (imię i nazwisko, adres e-mail, kraj oraz opcjonalnie numer telefonu i profil na LinkedIn), jak również przesyła swoje CV przez co wyraża niezbędną zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych w procesie rekrutacji.

Aplikacje złożone z naruszeniem niniejszego Regulaminu, w tym niezawierające wymaganych danych, jak również zawierające dane nieprawdziwe lub niepełne nie będą traktowane jako złożone w ramach Systemu Poleceń.

Polecający nie może polecać samego siebie. System Poleceń nie ma zastosowania do rekrutacji wewnętrznych Organizatora.

Polecenie spełnia wymogi Systemu Poleceń i jest brane pod uwagę przez Organizatora, gdy Polecany nie widnieje w bazie danych Organizatora.

Polecający uzyska od Organizatora informację, gdy Polecany zostanie zakwalifikowany do procesu rekrutacyjnego u Organizatora oraz gdy Polecany podejmie współpracę z Organizatorem.

Polecenie wiąże Organizatora przez okres 6 miesięcy liczone od daty jego złożenia. W tym czasie Organizator będzie brać pod uwagę Polecanego w różnych procesach rekrutacyjnych, które prowadzi.

Polecający może składać dowolną liczbę Poleceń, przy czym każde z takich Poleceń powinno dotyczyć różnych Polecanych.

Polecenie możliwe jest wyłącznie z wykorzystaniem unikalnego linku, o którym mowa w ust. 1. Tym samym Organizator nie będzie przyjmował jakichkolwiek poleceń składanych w inny sposób, w tym przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Organizatora.

Polecający może w każdej chwili wycofać Polecenie, co skutkuje zakończeniem udziału Polecającego w Systemie Poleceń. Wycofania Polecenia należy dokonać poprzez skierowanie przez Polecającego oświadczenia o wycofaniu Polecenia na adres poczty elektronicznej polecenia@itmagination.com.

Polecający nie jest uprawniony do publicznego występowania w imieniu Organizatora w ramach prowadzonych przez te podmioty procesów rekrutacyjnych ani do składania jakichkolwiek oświadczeń w imieniu tych podmiotów związanych z procesem rekrutacyjnym. W szczególności Polecający nie jest uprawniony do składania jakichkolwiek deklaracji dotyczących warunków zatrudnienia, w tym wysokości oferowanego wynagrodzenia, bez wcześniejszej konsultacji i akceptacji ze strony Działu HR Organizatora.

§ 5. Nagroda

Nagroda jest finansowana ze środków własnych Organizatora.

Nagrodą jest 10 000 (dziesięć tysięcy) złotych - w przypadku, gdy Polecony przyjmie ofertę pracy albo współpracy, podpisze umowę z Organizatorem i będzie ją realizował przez co najmniej jeden pełny miesiąc.

Bezwzględnym warunkiem do nabycia prawa do Nagrody jest przestrzeganie przez Polecającego postanowień Regulaminu.

Nagroda jest przyznawana wyłącznie po spełnieniu warunków, o których mowa w ust. 2 powyżej, w przypadkach gdy rozpoczęcie współpracy z Poleconym nastąpi w okresie, o którym mowa w § 4 ust. 8 Regulaminu, a Polecany zgłosi się do udziału w procesie rekrutacyjnym przez link otrzymany od Polecającego.

Za Polecenie tego samego Polecanego, w żadnym wypadku nie przysługuje więcej niż jedna Nagroda.

W przypadku, gdy tego samego Polecanego poleciła więcej niż jedna osoba, prawo do Nagrody po spełnieniu warunków wskazanych w Regulaminu nabywa osoba, z której linku Polecany wcześniej zgłosił chęć udziału w procesie rekrutacyjnym.

§ 6. Wyniki/Przyznanie Nagród

Polecający zostanie poinformowany przez Organizatora w drodze wiadomości e-mail, o przyznaniu Nagrody w ostatnim dniu miesiąca, w którym spełnione zostały przesłanki, o których mowa w § 5 ust. 2 Regulaminu, o ile nie zaszła z żadna z okoliczności wyłączająca prawo Polecającego do Nagrody.

Nagroda zostanie wypłacona na podstawie umowy zlecenia przygotowanej przez Organizatora. Umowa zostanie sporządzona po spełnieniu przesłanek, o których mowa w § 5 ust. 2 Regulaminu.

Polecający zobowiązany jest w ciągu 7 dni od otrzymania wiadomości o przyznaniu Nagrody, przesłać do Organizatora na adres: polecenia@itmagination.com dane niezbędne do przygotowania umowy zlecenia. W przypadku nieprzesłania wymaganych danych w powyższym terminie, Polecający traci prawo do otrzymania Nagrody.

Nagroda zostanie wydana w drodze przelewu na rachunek bankowy Polecającego w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po podpisaniu umowy, o której mowa w § 6 ust. 2-3.

W przypadku, gdy Polecający jest nie jest członkiem personelu Organizatora, kwota Nagrody stanowi wartość brutto i zostanie pomniejszona o kwotę zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

W przypadku, gdy Polecający jest członkiem personelu Organizatora, Nagroda, o której mowa w niniejszym Regulaminie stanowi dodatkowe wynagrodzenia Polecającego, co oznacza, iż w przypadku Polecających zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia bądź umowy o dzieło, kwota Nagrody zostanie pomniejszona o kwotę zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Natomiast w przypadku Polecających współpracujących w ramach prowadzonych przez te osoby działalności gospodarczej, będących podatnikami podatku VAT kwota Nagrody stanowi wartość netto, do której Polecający wystawiając fakturę VAT za usługi świadczone na rzecz Organizatora w miesiącu, w którym przyznano mu Nagrodę, powinien doliczyć kwotę podatku VAT zgodną z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 7. Dane osobowe

Administratorem danych osobowych jest ITMAGINATION Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-838), przy ul. Prostej 32.

Wypełniając pola formularza i klikając „generate link” Polecający zgada się na przetwarzanie przez Organizatora jego danych osobowych zawartych w polach formularza polecenia.

Dane osobowe Polecanych i Polecających są przetwarzane w celu obsługi Systemu Poleceń na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora (tj.: obsługi Poleceń, w tym wydawania nagród, rozpatrywania reklamacji), zgodnie z art. 6 ust. 1, lit. f) RODO.

Dane osobowe Polecanych są dodatkowo przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji zgodnie z informacją wskazaną pod unikalnym linkiem.

Każdemu przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, przenoszenia lub ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a jeżeli uzna, że przetwarzanie jest niezgodne z prawem – prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji Systemu Poleceń i przedawnienia ewentualnych roszczeń. Uczestnictwo w Systemie Poleceń bez podania danych osobowych nie jest możliwe.

Kontakt w sprawie danych osobowych: privacy@itmagination.com.

§ 8. Postępowanie reklamacyjne

Polecającemu przysługuje prawo do zgłaszania Organizatorowi nieprawidłowości w Systemie Poleceń.

Reklamacje najlepiej składać w drodze wiadomości elektronicznej skierowanej na adres poczty elektronicznej Organizatora: polecenia@itmagination.com

Reklamacja powinna zawierać oznaczenie Polecającego oraz Polecanego, a ponadto szczegółowy opis problemu oraz czas i okoliczności jego powstania. Niezachowanie tych elementów nie powoduje nieskuteczności reklamacji.

Organizator dokonuje weryfikacji reklamacji oraz udziela odpowiedzi na zgłoszenie reklamacyjne w terminie 10 dni roboczych od dnia jego złożenia w drodze wiadomości elektronicznej skierowanej na adres poczty elektronicznej podany w reklamacji.

§ 9. Treści bezprawne

W związku z udziałem w Systemie Poleceń zabrania się Polecającemu dostarczania materiałów o charakterze bezprawnym, niezwiązanym z Systemem Poleceń, w tym materiałów naruszających prawa innych osób lub godzących w zasady moralne lub obyczajowe. Zabronione jest również samodzielne uzupełnianie jakichkolwiek danych Polecanego bądź składania w jego imieniu jakichkolwiek oświadczeń przez Polecającego. To Polecany powinien samodzielnie zgłosić chęć udziału w procesie rekrutacyjnym, z wykorzystaniem linku udostępnionego przez Polecającego.

§ 10. Postanowienia końcowe

Regulamin zostaje udostępniony na stronie https://www.itmagination.com/referral-bonus-system-regulations w taki sposób, że każdy z Polecających może zapoznać się z jego treścią przed przystąpieniem do Systemu Poleceń.

Wszelkie treści zawarte w materiałach reklamowo-promocyjnych dotyczących Systemu Poleceń mają charakter jedynie informacyjny. W razie jakichkolwiek rozbieżności, decydujące znaczenie ma treść Regulaminu.

Regulamin wchodzi w życie w dniu jego ogłoszenia. Regulamin zastępuje wszelkie wcześniejsze regulaminy dotyczące Systemu Poleceń Organizatora.

Organizator zastrzega prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn obejmujących w szczególności: zmianę powszechnie obowiązującego prawa mającego zastosowanie do Systemu Poleceń oraz niską skuteczność Systemu Poleceń. O zmianie Regulaminu Organizator poinformuje poprzez stosowny komunikat zamieszczony na https://www.itmagination.com/referral-bonus-system-regulations.

Do Poleceń dokonanych przed zmianą Regulaminu stosuje się postanowienia Regulaminu w brzmieniu z dnia Polecenia.

Organizator zastrzega prawo do wykluczenia z Systemu Poleceń Polecającego, który narusza postanowienia Regulaminu.

Wszelkie pytania odnośnie Systemu Poleceń prosimy kierować na adres poczty elektronicznej: polecenia@itmagination.com

§1. Definitions

Whenever the words listed below, written with a capital letter, are used herein, their meaning is as follows:

Organizer – ITMAGINATION Sp. z o.o. with its registered office in Warsaw (00-838, Poland), at Prosta 32, registered by the District Court for the Capital City of Warsaw, XII Commercial Division of the National Court Register under the number KRS 0000315903, Tax identification No. 5272587128, REGON 141608169, with a share capital of PLN 2 000 000 paid-in full;

Referral Bonus System – a set of guidelines and rules that specifies how to submit Referrals in a proper way so that the Recommender is entitled to a Reward;

Client – the entity, regardless of its legal form, that the Organizer render or rendered any services for such entity on any legal basis or such entity actually uses or used the Organizer’s services;

Referral – the process of submitting by Recommended to Organizer his/her data and the documents required in application form, available at unique link sent to Recommended by Recommender, concerning an offer for a position in which paid services are to be provided to a Client;

Recommender – a natural person with full legal capacity, who is polish tax resident and doesn’t have obligation to obtain any permission to work in Poland, who is not excluded from the Referral Bonus System according to Art. 2.4 of the Regulations and who refers the Recommended;

Recommended – a natural person, recommended to the Organizer by the Recommender in accordance with the Regulations for a position in which paid services are to be provided to a Client;

Reward – the monetary reward for the Recommender in the amount specified in Art. 5.2, payable on the terms and conditions set out in the Regulations; the Reward is not due in the events specified in Art. 2.4, in Art. 5 and in Art. 6.3 herein;

Regulation – this Referral Bonus System Regulations;

GDPR – Regulation (EU) 2016/679 Of The European Parliament And Of The Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).

§2. General provisions

The Regulations in the present version shall apply from July 11^th, 2022.

Participation in the Referral Bonus System is voluntary and free of charge. Submitting the Referral is equivalent to acceptance of the Regulations by Recommender and confirmation that he/she is familiar with its contents.

Only Referrals concerning an offer for a position in which paid services are to be provided to a Client hall participate in the Referral Bonus System.

Individuals who have participated in the recruitment process concerning a given employee or co-operating partner (in particular Organizer’s staff members who are employed or co-operate within the Recruitment Department), as well as individuals directly managing or supervising the work carried out by the employee or co-operating partner and/or having an influence on the recruitment process (in particular Organizer’s staff members who are employed or co-operate as a Division Director, Team Manager, Delivery Center Manager, Delivery Coordinator, Business Development Manager, Account Manager) do not have the rights prescribed by these Regulations.

It is forbidden to conclude any contracts or agreements and to make any arrangements or settlements between the individuals who have participated in the recruitment process concerning the employee or co-operating partner and the Recommenders, and between the individuals directly managing or supervising the work carried out by the employee or co-operating partner and the Recommenders, intended to affect the fulfilment or non-fulfilment of the terms prescribed in Art. 5 of the Regulations. Should any such contract, agreement or settlement be confirmed to have been concluded, the Organizer may refuse to assign or give the Reward.

The Organizer declares that the Referral Bonus System is neither a game of chance, a tombola, a mutual bet, a game depending on coincidence, nor any other form provided for in the Act of 19 November 2009 on Gambling (unified text: Journal of Laws of 2020, No. 2094 with amendments).

§3. Technical requirements

In order to participate in the Referral Bonus System, the Referrer should have:

a. a connection to the Internet;

b. any web browser updated to the latest version;

c. an electronic address which the Referrer can independently dispose of to the extent necessary to carry out the provisions of the Regulations.

§4. Referral submission policy

To participate in the Referral Bonus System it is necessary to generate a unique link referring to the recruitment process conducted by the Organizer. The link is generated after the Recommender fills in the referral form and clicks on "generate link" button. The referral form can be found on the Organizer's website next to recruitment process, on website tab “Careers” and under the link: www.itmagination.com/recommend-a-friend. The unique link leads to a subpage of the Organizer's website with the recruitment process, and the Recommender who generated the link may copy it and send it or share it with the Recommended, who may then use it to apply for a position in the recruitment process conducted by the Organizer, which will be equivalent to the Referral.

Each Organizer’s staff member, after logging in to his/her account in the Employee Dashboard application in the “Candidate Referral Link” widget, has the possibility to generate a unique link for current recruitment process conducted by the Organizer. The link is generated after searching for the position and selecting from the list the current recruitment process for which the Staff Member wishes to submit the Referral, and clicking on “generate link” button. This link leads to the Organizer’s website, and the Organizer’s staff member who generated it may copy this link and send or share it with the Recommended, who by means of it will be able to apply for the position within the current recruitment process conducted by the Organizer, which will be equivalent to the Referral.

Only application submitted by the Recommended directly via the unique link referred to in Art. 4.1 an Art. 4.2 and in accordance with the terms of the Regulations shall be treated as submitted within the Referral Bonus System and assigned to the Recommender.

In order for the Referral to take place, the Recommended independently applies for a position within the current recruitment process, fills in his/her personal data (name, surname, e-mail address, country and optional phone number and LinkedIn profile), as well as submits his/her CV, by which grants all necessary consents to process his/her personal data in the recruitment process.

The applications submitted in violation of these Regulations, including those without the required data as well as those containing false or incomplete data shall not be treated as submitted within the Referral Bonus System.

The Recommender may not recommend him/herself. The Referral Bonus System shall not apply to the internal recruitment processes of the Organizer.

The Referral meets the requirements of the Referral Bonus System and is taken into consideration if the Recommended is not already listed in the Organizer’s database.

The Recommender shall be notified by the Organizer when the Recommended is qualified to participate in the recruitment process conducted by the Organizer and when the Recommended will commence co-operation with the Organizer.

The Referral binds the Organizer for a period of six months starting from the date of its submission. During this period the Organizer shall consider the Recommended in various recruitment process which he conducts.

The Recommender may submit any number of Referrals – none of them, however, should address the same Recommended.

The Referral is possible only with the use of the unique link referred to in Art. 4.1. Thereby, The Organizer shall not accept any referrals submitted by any other means, including those sent via e-mail to the Organizer’s address.

The Recommender may withdraw the Referral at any given time. Upon withdrawing a Referral, the Recommender is no longer a participant of the Referral Bonus System. In order to withdraw a Referral, the Recommender is to send a declaration of withdrawal to the Organizer’s e-mail address: ref@itmagination.com.

The Recommender is not authorized to publicly represent the Organizer within the recruitment processes conducted by these entities, nor to make any statements on behalf of these entities related to the recruitment process. In particular, the Recommender is not authorized to make any declarations concerning terms of employment, including offered remuneration, without previous consultation and approval from the Organizer’s HR Department. Referral Bonus System.

§5. Rewards

The Reward is financed from the Organizer’s own funds.

The Rewards is PLN 10 000 (ten thousand) – if the Recommended accepts the offer of work or co-operation, signs an agreement with the Organizer and carries out the tasks specified therein for at least one full month.

The mandatory condition for the acquisition of the right to the Reward is the Recommender’s compliance with the provisions of the Regulations.

The Recommender is entitled to the Reward only after fulfilling the conditions referred to in Art. 5.2, in cases when the agreement between the Recommended and the Organizer enters into force within the period referred to in Art. 4.8 of the Regulations and the Recommended registers for the recruitment process via a link received from the Recommender.

Under no circumstances shall more than one Reward be granted for the Referral of the same Recommender.

In the case when the same Recommender has been recommended by more than one person, the right to the Reward, subject to fulfilment the conditions set out in the Regulations is acquired by the person from whose link the Recommender has previously applied for participation in the recruitment process.

§6. Results and entitlement to rewards

On the last day of the month in which the conditions referred to in Art. 5.2 herein are met, the Organizer shall notify the Recommender via e-mail about granting the Reward, provided that none of the circumstances excluding the Recommender’s right to the Reward occurred.

The Reward shall be paid pursuant to the mandate contract drafted by the Organizer. Such contract shall be drafted after fulfillment of requirements referred to in Art. 5.2 herein.

The Recommender is obliged, within 7 days from receiving the notification about granting the Reward, to submit to the Organizer at the address: ref@itmagination.com data necessary for the drafting of the mandate contract. In case of failure to submit the required data within the above period, the Recommender forfeits the right to receive the Reward.

The Reward shall be paid via bank transfer to the bank account of the Recommender by the 10th day of the month following the signing of the contract referred to in Art. 6.2-3 herein.

When the Recommender is not Organizer’s staff member, the amount of the Reward is the gross value and shall be reduced by the amount of advance payments for income tax and social and health insurance contributions in accordance with the applicable law

When the Recommender is Organizer’s staff member, the Reward referred to in these Regulations is an additional remuneration for the Recommender, which means that in the case of employed Recommenders under an employment contract, commission contract or contract for specific work, the amount of the Reward shall be reduced by the amount of advance payments for income tax and social and health insurance contributions in accordance with the applicable law. However, in the case of the Recommenders co-operating within the scope of their sole proprietorship and who are VAT taxpayers, the amount of the Reward is the net to which the Recommender, when issuing a VAT invoice for services rendered to the Organizer in the month when the Reward is granted, shall add the VAT amount in accordance with the applicable law.

§7. Personal data

The controller of personal data is ITMAGINATION Sp. z o.o., based in Warsaw (00-838), ul. Prosta 32.

By filling in the fields and clicking “generate link”, the Recommender agrees to the processing by the Organizer of his/her personal data contained in the fields referral form.

The personal data of the Recommended and Recommenders shall be processed for the purpose of operating the Referral Bonus System on the basis of the legitimate interests pursued by the Organizer (i.e. the administration of Referrals, including the payment of the Rewards, the processing of the complaints), in accordance with Article 6(1), point (f) of GDPR.

The personal data of the Recommended are additionally processed for the purpose of conducting the recruitment process in accordance with the information indicated under the unique link.

You have the right to request access to, rectification, erasure, transfer or restriction of processing of your personal data and to object to its processing, and if you consider that the processing is unlawful, you have the right to lodge a complaint with the President of the Polish Office for the Protection of Personal Data.

The personal data will be stored for the period necessary for the execution of the Referral Bonus System and the statute of limitation of any possible claims. The participation in the Referral Bonus System without providing personal data is not possible.

Personal Data Contact: privacy@itmagination.com.

§8. Complaints

The Recommender has the right to report irregularities in the Referral Bonus System to the Organizer.

Complaints are best submitted by means of sending a message to the e-mail address of the Organizer: ref@itmagination.com.

The complaint should include the designation of the Recommender and the Recommended, and also a detailed description of the problem and the time and circumstances of its emergence. Lack of these components does not, however, result in the ineffectiveness of the complaint.

The Organizer reviews the complaint and is to respond (by means of sending an e-mail message to the e-mail address provided in the complaint) to the complaint within 10 working days from the day of its submission.

§9. Unlawful content

In connection to the participation in the Referral Bonus System, the Recommender is forbidden to deliver material that is unlawful or unrelated to the Referral Bonus System, as well as material that violates the rights of others or their moral or customary principles. It is also forbidden for the Recommender to fill himself any data of the Recommended or to make any statements on his behalf. It is the Recommended who should independently to apply to participate in the recruitment process by using the link provided by the Recommender.

§10. Final provisions

The Regulations are rendered available on the website https://www.itmagination.com/referral-bonus-system-regulations so that each Recommender can become familiar with its contents before taking part in the Referral Bonus System.

The content in materials used for advertising and promotion that is related to the Referral Bonus System is for information purposes only. In the case of any discrepancies, the content of these Regulations shall prevail.

The Regulations become effective on the day of its publication. The Regulations supersede all previous regulations concerning the Referral Bonus System.

The Organizer reserves the right to amend the Regulations for important reasons, including in particular: any change in the generally applicable law which applies to the Referral Bonus System and poor performance of the Referral Bonus System. The Organizer shall inform about any amendments to these Regulations through the appropriate announcement posted on https://www.itmagination.com/referral-bonus-system-regulations.