Cyfrowa transformacja biznesu reakcją na nową rzeczywistość
Like what you're reading? Share it!

Cyfrowa transformacja biznesu reakcją na nową rzeczywistość

Kilka miesięcy temu, praktycznie z dnia na dzieńdoświadczyliśmy ograniczenia funkcjonowania wielu sektorów gospodarki w Polscei na świecie. Nowa rzeczywistość poddała firmy nieoczekiwanej weryfikacji zaawansowaniarozwoju cyfrowego i wdrożenia modelu zdalnej. pracy.

Zebrane w ostatnichtygodniach wnioski z obserwacji firm technologicznych idoświadczeń klientówz wielu branż, pomagają wskazać kilka aspektów, które są niezbędne do skutecznegoprowadzenia firmy w dobie pracy zdalnej i gospodarki „contactless”.

Cyfrowy model biznesowy

Wdrażanie cyfrowego modelu biznesowego w sektorze IT było relatywnie prostymzadaniem. Codzienna praca programistów wymaga przede wszystkim dostępu do stabilnegołącza internetowego, niezależnie od miejsca na świecie. Obserwacja ostatnich doświadczeńklientów z „tradycyjnych” branż pokazuje jednak, że przechodzenie na modelzdalny wcale nie jest takim łatwym i oczywistym procesem. Wiele firm świadczącychusługi wymagające użycia komputera, pozyskuje klientów i nawiązuje z nimiwspółpracę w tradycyjny sposób, poprzezosobisty kontakt. W lockdownie takie firmy musiały błyskawicznie zmienić modeloperacyjny, w tym cały łańcuch dostaw i cykl życia produktu (usługi), a niewyłącznie sam produkt (usługę). Należy zadbać o usprawnienie procesów sprzedażowych,przedsprzedażowych i posprzedażowych. Przerwanie ciągłości w którymkolwiekz tych elementów oznacza problemy, mimo przygotowania samego produktu (usługi) dozdalnego dostarczenia.

Cyfrowa praca zespołowa

Obserwacja rynku uczy, że wdrożenie cyfrowego standardu zdecydowaniełatwiej przebiegało w firmach rozproszonych geograficznie lub wcześniej wprowadzającychpracę zdalną, gdzie komunikacja zespołowa czy obieg dokumentów już funkcjonowałyna najwyższym poziomie. Także popularne „zdalne piątki” były świetnymi polem doweryfikacji czy od strony infrastrukturalnej (komputery, sieć,dostępy) i procesowej, wszystko działa zgodnie z planem, a pracownicy są wstanie realizować swoje podstawowe zadania z domu. Niestety w wielufirmach zdarzało się, że pracownicy na skutek „dziurawej” politykibezpieczeństwa i braku dostępów, nie mogli pracować zdalnie w takim samymzakresie jak w biurze.

Cyfrowa komunikacja „contactless”

W pracy zdalnej najważniejsze jest zachowanie efektywnej komunikacji wzespołach i utrzymanie wzajemnej motywacji na wysokim poziomie. Trudno jestzastąpić osobisty kontakt wideorozmową, co nie oznacza, że jest to niemożliwe. Przedewszystkim warto zadbać, aby kontakty między pracownikami były częstsze niżpodczas pracy w siedzibie. W branży IT standardem są spotkania zwane „daily” lub „stand-upy”organizowane na początku każdego dnia pracy , gdy członkowie zespołu przekazująstatus co zrobili poprzednio dnia, co planują robić dziś i czy widzą jakieśprzeszkody uniemożliwiające pracę. W ten sposób cały zespół błyskawicznie szukaobszarów do współpracy i wzajemnej pomocy. Warto także wykorzystywać takiespotkania do budowania relacji i luźniejszych rozmów, ponieważ gdy wszyscychodziliśmy do pracy w biurze, poranne pogaduszki w kuchni miały swoją wartośći sens. Drugi koniec ścieżki komunikacji to spotkania całej firmy. Świetnympomysłem są spotkania podsumowujące tydzień pracy. Ludzie chcą i powinni wiedziećjak zmienia się sytuacja biznesowa pracodawcy i co dzieje się w innychzespołach. Ponadto ważne decyzje i problemy lepiej jest omawiać podczas takichrozmów niż komunikować się w formie bezdusznego maila. Do komunikacjitekstowej i głosowej najpopularniejszym narzędziem jest Microsoft Teams. Dla zebrańpowyżej 100 uczestników wygodnie jest użyć Zoom. O Zoomie w minionychmiesiącach napisano już wiele, w tym o jego bezpieczeństwie, ale dobrzeskonfigurowane spotkanie w tym programie gwarantuje, że nikt niepowołany nie włączysię do rozmowy.

Cyfrowy obieg dokumentów – firma paperless

W efektywnej pracy zdalnej kluczowy jest także sprawny obieg dokumentów.Oczywiście wciąż występują sytuacje gdzie fizyczna kartka papieru nie zostaniezastąpiona, ale w wielu nowoczesnych firmach ten aspekt jest rozwiązany. Umowyz klientami, zamówienia i faktury we współczesnych firmach już mają formę dokumentuelektronicznego. W rozporządzaniu elektroniczną dokumentacją z pomocąprzychodzą liczne systemy DMS (Document Management System). Np. dzięki SharePointoraz Microsoft Teams sporą część zasobów migruje się do systemu załączaniaplików w ramach zespołów. W ten sposób z jednego miejsca administratorzy i właścicielezespołów w Teams, w pełni kontrolują dostępy i bezpieczeństwo informacji. Wartorównież skanować korespondencję papierową, aby jej dalszy obieg wewnątrzorganizacji był w pełni cyfrowy. W ten sposób każdy z pracowników ma zdalnydostęp do wszelkich dokumentów. Nie bez znaczenia jest fakt, że MicrosoftTeams oraz SharePoint opierają się o chmurę publiczną Microsoft Azure, dziękiczemu pracownicy nie martwią się o wydajność systemu i przestrzeń dyskową serwerów.

Przy podpisywaniu wiążących prawnie dokumentów elektronicznych, powszechniewykorzystuje się takie platformy jak Zoho Sign, DocuSign czy polskie Autenti. Wten sposób podpisywane są umowy z klientami z zagranicy (np. NDA, umowy owspółpracy, umowy ramowe) oraz umowy z partnerami i współpracownikami. Takienarzędzia są niezastąpione przy zdalnych rekrutacjach, które coraz śmielejwchodzą na rynek pracy.

Cyfryzacja to przyszłość biznesu

Nowoczesna firma w XXI wieku musi być ukierunkowana na pełną cyfryzację i dostosowaniecodziennych aktywności wewnętrznych i zewnętrznych do nowych okoliczności. Polityka„contactless” i „paperless” stała się już standardem w wielu organizacjach. COVID-19nieoczekiwanie sprowokował moment powiedzenia „sprawdzam” u progu nowej dekady.W najbliższych latach przekonamy się, które firmy są przygotowane na nową przyszłość,która już nadeszła.

© 2021 ITMAGINATION. All Rights Reserved. Privacy Policy